前回の記事では「伝わる資料」の作り方のはじめとして、資料作りの工程（プロセス）を一通り洗い出してみました。
今度は一つ一つの工程を少し詳しく見てみます。
工程１：情報の棚おろし。とにかく出す。
まず最初の工程は「情報の棚おろし」です。自分が伝えたい情報をとにかく出します。
途中「あ、これはくだらないかな？」とか「関係ないかな？」なんて思うことも出てきますが、頭から出てきたものはとにかく「書き出して」おきます。あとで使うかもしれないしね…。
情報の棚おろしのやり方。
情報の棚おろしのやり方については、いろんな方法があります。
- とにかく手書きで紙に書く
- パソコンやスマホのテキストアプリにひたすら打ちまくる
- マインドマップを利用する
- １つ１つを付箋に書き出してホワイトボードやスケッチブックに貼り出す
などなど。
１． とにかく手書きで紙に書く
一番単純ですが、脳内の思考を客観視するためには必須の行為です。
キレイに見せる必要はないので、思いつくままに書き出してみる。個人的には「やる気スイッチ」もオンになると思います。
時々、脱線して落書きなんかも描いてしまいますが…。
２．パソコンやスマホのテキストアプリにひたすら打ちまくる
急いでいるときや、今後の工程で資料のデザインを制作会社さんにお願いするときなどは、この方法が最適です。（というか、デザイナーさんがヨロコビます。）
注！テキストアプリを使用する時は、
- ファイルの拡張子を「.txt」（プレーンテキスト）にしておく
- 作成文字コードを「UTF-8」にしておく
以上の２つの点を気をつけておくと「ファイルが開けない！」「文字が化けてる！」などのトラブルを防ぐことができます。
「.txt」のプレーンテキストは、文字の大きさや色などは変えられませんが、汎用性の高い形式です。装飾はプロのデザイナーさんにおまかせしましょう。
また、文字コードについても「UTF-8」であれば、送り先がどのようなパソコン環境であっても、きちんと表示させることができます。（いわゆる「文字化け」を防ぐことができます）
「送り先のパソコン環境は自分のパソコン環境と異なる」ということを前提に作業をするとトラブルを未然に防ぐことができます。
ちょっと難解用語が出てきてしまいました。「拡張子って何だべ？」とか「UTF-8ってどこで見るの？」って方は27*Laboまでご相談ください（笑）。
３．マインドマップを利用する
マインドマップは脳内の思考を外の世界に出すための手段で、樹形図の様に自分の考えを出し、広げて行く方法です。
こんな感じのやつです。
手書き、パソコンのアプリ、Webクラウドサービスなどもあります。
４．１つ１つを付箋に書き出して、ホワイトボードやスケッチブックに貼り出す
この方法は、特に複数人で作業を行う時などに最適です。「ブレーンストーミング」という手法で良く利用され、「書き出し１項目＝付箋１枚」を利用するので、大量の付箋が必要になります。（最近は100円ショップで付箋も安く購入できるようになっているので大助かりです。）
この方法のメリットは今後の工程、３）ストーリー設計 ４）取捨選択 ５）分類 で整理がし易いことです。付箋は並べ替えが簡単なので…。
デメリットとしては、「持ち運びにくい」ということでしょうか？ スマホで撮影しておけば問題ありませんが…。
複数人でこの作業を行う際は注意点があります。この注意点は超重要なので 、作業の前に以下の点を「ルール」として高らかに（笑）宣言する必要があります。
- 制限時間を設けること
- アイディアの出し惜しみをしないこと
- 他の人の意見を否定しないこと
- アイディアが重複しても気にしないこと
以上のルールで効率よく脳内思考のアウトプットが可能になります。特に３．のルールを守らないとこの方法は全く意味をなしません。どんなに「くだらない」と思えるアイディアにもかならず出てきた意味があります。
基本は「楽しむ」こと！複数名でワイワイと「頭を捻る」楽しさを味わってください。
今回は「伝わる資料」の作り方の「工程１：情報の棚おろし」についてお届けしました。ココに列挙した方法以外にも手法はありますので、是非ご自身にあった方法を見つけてください。
次回は「工程２：伝える相手を思う（対象を絞る）」についてアップします。
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