「伝わる資料」の作り方〜工程２：伝える相手を思う（対象の絞り込み）

前回の記事はこちら→「伝わる資料」の作り方〜工程１：情報の棚おろし。全部出す。」でした。

今回は工程の２「伝える相手を思う（対象の絞り込み）」です。

意外と多い「それ、誰に渡す資料？」の抜け落ち

工程の２「伝える相手を思う（対象の絞り込み）」をおろそかにしてしまうと、資料が完成したとしても、「伝えたい相手」に情報が届かない事があります。

「伝えたいことが、伝えたい相手に届かない」なんて悲しすぎます…(´；ω；｀)。

時間も労力ももったいない！でも意外と多いんです。特に「一人で作った資料」には。

例えば、学生相手に渡す資料なのに、専門用語ばかりが並んでいたり。小学生に見てほしいのに難しい漢字ばっかりだったり…。

そういう「ミスマッチ」を防ぐために、この工程では「伝えたい情報の届け先」を明確にイメージします。

優秀なデザイナーほどしっかりやってる大事な作業

この「伝える相手を思う」工程ですが、優秀なデザイナーほどこの工程に力を注いでいます。

多くの方が誤解しているのですが、「デザイナー」というと、センスと感覚で仕事をしていると思われるのですが、実際はそうではありません。

「デザイン」の作業というのは「徹底して相手の事を考える」感覚だけではできない極めて論理的な作業です。

このことについては、ひじょ〜〜〜に長くなりそうなので、改めて別記事でご紹介します（笑）。

（2017.11.02　書きました！→参考：「デザイナーとは何なのか？」）

手紙を書く時のことを思い出そう

最近はあまり手紙と言うものを書かなくなりましたが、手紙を書くという行為は「相手を思う」行為そのもの。

手紙を書く時は、送る相手を想像して、好みの便箋や封筒を選んで、言葉も選んで書きますよね。伝えたい相手の想像して意識を集中させています。

資料を作るときも、「情報のお届け先」をよくよく想像しながら、下記のルールを決めると良いです。

情報を伝えたい相手は…

1. どこの人？
2. 年齢層や性別は？
3. その分野の素人？　玄人？　専門家？
4. 頻繁に会える人？　忙しい人？

などです。マーケティングの世界では「ペルソナ（persona）」と言ったりします。

本来はラテン語での｢役者のかぶる仮面＝登場人物｣という意味の言葉です。
その意味が｢パーソン（person＝人）」になり、ペルソナ（persona）はパーソンから派生して生まれた言葉です。

（中略）

マーケティングでは、商品を開発するために架空の人物を設定して、購入対象ユーザーにより満足してもらう商品を開発するという方法があり、その架空の人物をペルソナと言います。

“カタカナ語の意味”より「ペルソナの意味とは」

ペルソナをまとめておこう

伝えたい相手の様子は見えてきましたか？

見えてきたら、その架空の人物像をまとめて、ルール（小さいフォントは使わない、難しい言葉は使わない、図や絵を使った説明の方がいい、など）も書いておくとグー！

身近に設定したペルソナと同じ条件の人がいたら、実際に相談してみるのもすごくいい方法です。

「伝わる資料の作り方」次の段階は「状況に合わせたストーリーの設計」です。